תסלחו לי על ההכללה הבאה אבל סיכוי גבוה מאוד שלא משנה מי אתם ומה אתם עושים בחיים שלכם סביר להניח שיש לכם חשבון Gmail, גם אם אתם לא משתמשים במייל של גוגל בתור המייל הראשי שלכם, סביר להניח שמתישהו במהלך חייכם פתחתם אותו והוא יושב שם.
לרוב אנחנו משתמשים ב-Gmail על מנת לשלוח מיילים ולקרוא מיילים ששלחו לנו (כאילו דה), אבל תתפלאו לדעת שיש ל-gmail הרבה פונקציות קטנות ומעולות שיכולות להקל לכם על החיים משמעותית, והיום אנחנו נסקור את אותן פונקציות וניתן לכם 6 טיפים וטריקים אדירים שכדי לכם לגזור ולשמור, או פשוט להשתמש בהם על בסיס קבוע.
אם הפוסט חידש לכם משהו או לימד אתכם משהו מוזמנים לשלוח אותו לעוד 6 אנשים בשביל קארמה טובה. עכשיו בואו נתחיל עם רשימת הטיפים שלנו.
השתמשו בתבניות (טמפלטים)
אתם שולחים לאנשים מיילים עם מידע בסיסי שנראה לרוב אותו דבר? בהנחה שכן אתם יכולים ליצור לעצמכם תבנית קבועה שתעזור לכם לחסוך זמן יקר בכל פעם שאתם צריכים לשלוח את אותו מבנה קבוע של מייל.
ליחצו על Settings (האייקון של גלגל השיניים) >> ליחצו על כפתור 'הצגת כל ההגדרות' >> בשורת הניווט העליונה ליחצו על 'מתקדם' >> לגלול למטה לחלק של 'תבניות' ולסמן בשורה שלו 'הפעלה' ואז ללחוץ על הכפתור של שמירה שמופיעה בחלק התחתון של המסך.
כעת אתם יכולים ליצור עד 50 תבניות ייחודיות. על מנת ליצור את התבנית הראשונה שלכם עליכם ללחוץ על הכפתור של יצירת מייל חדש, תכתבו את המייל שלכם (כולל כותרת) >> ליחצו על שלוש הנקודות בחלק התחתון של המייל >> ליחצו על 'תבניות' >> בחרו באופציה 'שמירת הטיוטה כתבנית'
על מנת להשתמש בתבנית החדשה שיצרתם פתחו מייל חדש >> ליחצו על שלוש הנקודות >> תבניות >> בחרו את התבנית שלכם
השתמשו ונהלו את התוויות שלכם
אתם טיפוסים מאורגנים ומסודרים במיוחד? בהנחה שכן אולי אתם כבר יודעים שגוגל מסדרים ובוררים את המיילים שאתם רואים ב-inbox שלכם באמצעות תוויות (labels). ברגע שאתם יוצרים 'תווית' אתם יכולים לחפש אותה בשורת החיפוש של Gmail ולמצוא את המיילים הרלוונטיים לתווית. ניתן להקצות למייל מספר תוויות.
התהליך של סימון התווית למייל הוא פשוט וקל:
פתחו את המייל הרלוונטי שאתם רוצים ליצור עבורו >> ליחצו בחלונית המייל על האייקון של 'תווית' שנמצאת מתחת לשורת החיפוש (ומצד ימין של שלוש הנקודות) >> אתם יכולים לבחור תווית ספציפית שנמצאת שם כברירת מחדל או ליצור תווית חדשה על ידי כתיבת השם שאתם רוצים להקצות לתווית שלכם.
ניתן ליצור תוויות גם באמצעות האינבוקס ללא כניסה למייל ספציפי בדרך הבאה:
היכנסו להגדרות (האייקון של גלגל השיניים) >> ליחצו על כפתור 'הצגת כל ההגדרות' >> תוויות >> בחלון שנפתח כעת תוכלו לראות / לנהל / למחוק / לעדכן את כל התוויות הקיימות לכם כיום ב-Gmail
שימו לב שהסרת / מחיקת תווית לא משפיע על המיילים עצמם, משמע אם אתם מוחקים תווית כלשהי זה לא מוחק את כל המיילים שמקושרים לאותה תווית אז אל תחששו לבצע שינויים ולהתאים את התוויות של Gmail על פי ההעדפות שלכם.
פילטרים
אני מקבל המון מיילים, ואני בטוח שגם אתם. חלק מהמיילים שלכם אתם רוצים לשמור לקריאה ליותר מאוחר או פשוט שיהיה לכם תיעוד שלהם, אך אתם לא מעוניינים לראות אותם באינבוקס שלכם בכל יום מול העיניים. כאן פילטרים נכנסים לתמונה.
לדוגמה אתם מקבלים בכל חודש/חודשיים את החשבון ששילמתם בהוראת קבע לחברת החשמל/חשבון מים/ארנונה וכו'. אתם יודעים שהמייל הזה חשוב לכם מהבחינה שאתם רוצים שיהיה לכם אותו על כל מקרה בתור הוכחה ששילמתם, אך אתם לא מעוניינים שהמיילים הללו יציפו את האינבוקס שלכם אלא ינסו לתיקייה וישמרו שם.
פילטרים יכולים להיות מיושמים באופן אוטומטי על מיילים נכנסים כך שאותם מיילים יכנסו ישירות למקום שאליו אתם רוצים שהם ייכנסו מבלי להעיק ולהציק לכם בעיניים באינבוקס. וכך עושים את זה.
מקלידים את המייל של הגורם עליו אתם רוצים לבצע את הפילטר (מספיק גם מילים שחוזרות על עצמם בכותרת של המייל הקבוע שאתם מקבלים) ולוחצים אנטר >> כעת תקבלו את רשימת המיילים שתואמים לחיפוש שביצעתם >> שימו לב מתחת לשורת החיפוש ליחצו על 'חיפוש מתקדם' >> ליחצו על כפתור 'מסנן חדש' >> כעת תפתח חלונית שבא תוכלו להגדיר מה קורה כאשר מגיע מייל עם ההגדרות של הסינון שבחרתם – לדוגמה דילוג על תיבת הדואר הנכנס (כדי שלא יציק בעין) ומעבר אוטומטי לארכיון / החלת תווית מסוימת / סימון המייל כחשוב / מחיקה אוטומטית של המייל ועוד.
שימו לב!! הפילטרים שהגדרתם יחולו רק על מיילים חדשים שיגיעו לאיבוקס שלכם ולא על אלה שכבר קיבלתם, משמע זה לא עושה פעולה רטרואקטיבית על המיילים שכבר הגיעו אליכם.
** דבר נוסף ואחרון בנוגע למסננים – אם הגדרתם מסנן ואתם רוצים כעת לבטל אותו עליכם ללחוץ על 'הגדרות' >> ליחצו על כפתור 'הצגת כל ההגדרות' >> ליחצו על 'מסננים וכתובות חסומות' >> כעת תגיעו לרשימת המסננים שהגדרתם ואתם יכולים לבטל אותם או לעדכן אותם
להוסיף תמונה לחתימה שלכם
בנוסף לשם שלכם בפרטי יצירת הקשראתם יכולים להוסיף גם תמונה לחתימה שלכם. אם יש לכם לוגו של העסק / תמונת פרופיל רלוונטית / תמונת חתימה או כל תמונה אחרת רלוונטית אתם יכולים להוסיף אותה שתתווסף שאופן אוטומטי לכל מייל שאתם שולחים.
ככה מוסיפים תמונה לחתימה שלכם במייל
ליחצו על 'הגדרות' (גלגל שיניים) >> ליחצו על כפתור 'הצגת כל ההגדרות' >> תגללו למטה עד שתגיעו לחלק של 'חתימה' >> תיצרו חתימה חדשה מותאמת >> ליחצו על האייקון של הוספת התמונה ותבחרו את התמונה הרלוונטית שאתם מעוניינים להוסיף לחתימה שלכם.
ביטול שליחה של הודעה
אם שלחתם מייל ואתם מתחרטים על כך מסיבה מסוימת, לדוגמה אם שלחתם ללקוח מייל עם נתונים לא נכונים או שגיאות כתיב, תשמחו לדעת ש-Gmail מאפשר לכם לבטל את שליחת המייל שלכם – אבל אתם צריכים להגדיר את זה מראש.
על מנת להגדיר שתהיה לכם את האפשרות לבטל שליחה של מיילים בעתיד יש לבצע את העפולות הבאות:
ליחצו על 'הגדרות' (גלגל שיניים) >> ליחצו על כפתור 'הצגת כל ההגדרות' >> חפשו בעמוד את האופציה של 'ביטול שליחה' >> ניתן להגדיר את מספר השניות שבהן יש אפשרות לבצע ביטול שליחה 5/10/20/30 , ההמלצה שלנו היא להגדיר 30 שניות על מנת שיהיה לכם כמה שיותר זמן לבצע את ביטול השליחה של המייל.
אחרי שתגדירו את זה בכל פעם שתשלחו מייל אתם תראו בצד ימין של המסך הודעה שהמייל נשלח ואופציה לבצע Undo על שליחת המייל או לצפות בהודעה ששלחתם. על מנת לבטל את השליחה תלחצו על Undo.
תזמון שליחת מיילים
לעיתים אנחנו עובדים בשעות הקטנות של הלילה ולא בא לנו שמייל שכתבתנו זה עתה יישלח בדיוק בנקודת הזמן הזאת אלא בשעות הבוקר המוקדמות. אז מסתבר ש-Gmail נותנים לנו את האופציה לתזמן את המיילים שלנו.
על מנת לבצע תזמון למייל שלכם עליכם לפתוח מייל חדש >> ליד כפתור 'שליחה' יש חץ קטן שפונה למטה >> ליחצו על החץ ותפתח לכם אופציה של 'תזמון שליחה' >> כעת תוכלו לבחור באיזה זמן המייל ישלח אל הנמענים שלכם.
כעת הגענו לסוף הכתבה שלנו על טיפים וטריקים ל-Gmail מקווה שחידשתי לכם קצת על איך לעבוד עם ה-Gmail בצורה יותר טובה ויעילה. אם יש לכם טיפים נוספים לעבודה עם Gmail מוזמנים לכתוב לנו עליהם כאן בשרשור התגובות לכתבה.
